Kebijakan Privasi E-Absensi App

1. Pendahuluan

Selamat datang di E-Absensi App, aplikasi manajemen kehadiran karyawan yang dikembangkan untuk memfasilitasi pencatatan kehadiran, kunjungan kerja, dan laporan aktivitas kerja. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, melindungi, dan membagi data pribadi Anda ketika menggunakan aplikasi E-Absensi App.

Dengan menggunakan aplikasi kami, Anda menyetujui praktik pengumpulan dan penggunaan data yang dijelaskan dalam kebijakan ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

2.1 Data Identitas Pribadi

Kami mengumpulkan informasi identitas pribadi berikut:

Nama Lengkap: Nama lengkap karyawan
Username: Nama pengguna untuk login
Email: Alamat email resmi karyawan
NIK: Nomor Induk Kependudukan (16 digit)
NIP: Nomor Induk Pegawai (jika ada)
Nomor Telepon: Nomor telepon kontak
Alamat: Alamat tempat tinggal
Tanggal Lahir: Informasi tanggal dan tempat lahir
Jabatan: Posisi atau jabatan kerja
Foto Profil: Foto wajah untuk identifikasi

2.2 Data Kehadiran dan Lokasi

Data Check-in/Check-out: Waktu dan tanggal kehadiran
Koordinat GPS: Latitude dan longitude saat absensi
Alamat Lokasi: Informasi lokasi geografis saat absensi
Foto Kehadiran: Foto selfie saat check-in/check-out
Foto Lokasi: Dokumentasi lokasi saat absensi

2.3 Data Kunjungan Kerja (Visit)

Tujuan Kunjungan: Alasan dan tujuan perjalanan dinas
Lokasi Kunjungan: Koordinat GPS dan alamat tempat kunjungan
Foto Dokumentasi: Foto diri dan lokasi saat kunjungan
Waktu Kunjungan: Tanggal dan waktu pelaksanaan kunjungan

2.4 Data Aktivitas Aplikasi

Login History: Riwayat login dan logout
Device Information: Informasi perangkat yang digunakan
IP Address: Alamat IP untuk keperluan keamanan
Usage Analytics: Data penggunaan aplikasi untuk peningkatan layanan

2.5 Data Organisasi

Organisasi ID: Identifikasi unit kerja atau divisi
Struktur Organisasi: Informasi hierarki perusahaan

2.6 Data Wajah dan Verifikasi Liveness

Aplikasi kami menggunakan teknologi deteksi wajah untuk verifikasi kehadiran:

Data yang Kami Kumpulkan:

Foto Selfie: Foto wajah pengguna saat check-in dan check-out
Verifikasi Liveness: Deteksi wajah langsung untuk mencegah penggunaan foto palsu

Data yang TIDAK Kami Kumpulkan:

Penting: Kami TIDAK mengumpulkan, menyimpan, atau memproses:

Geometri wajah atau pengukuran fitur wajah
Template biometrik wajah atau Face ID
Identifikasi pengenalan wajah (facial recognition identifiers)
Data biometrik dalam bentuk apapun

Pemrosesan di Perangkat (On-Device Processing):

Deteksi liveness wajah dilakukan sepenuhnya di perangkat pengguna menggunakan teknologi Google ML Kit. Tidak ada data geometri wajah atau biometrik yang dikirim ke server kami atau pihak ketiga manapun. Hanya foto selfie (file gambar JPEG) yang diunggah ke server untuk keperluan dokumentasi kehadiran.

Tujuan Penggunaan Data Wajah:

Verifikasi Kehadiran: Memastikan identitas karyawan saat absensi
Anti-Spoofing: Mencegah kecurangan dengan foto atau video palsu
Dokumentasi: Sebagai bukti visual kehadiran untuk administrasi
Audit Trail: Rekam jejak kehadiran untuk keperluan HR

Penyimpanan dan Retensi Data Wajah:

Foto selfie disimpan di server kami selama masa kerja karyawan
Data wajah akan dihapus dalam waktu 30 hari setelah penghapusan akun atau berakhirnya masa kerja
Pengguna dapat meminta penghapusan data wajah melalui email ke privacy@eabsensi.com

Berbagi Data Wajah dengan Pihak Ketiga:

Kami TIDAK membagikan foto selfie atau data wajah kepada pihak ketiga manapun. Data hanya dapat diakses oleh:

Pengguna sendiri (karyawan)
Administrator HR organisasi terkait

3. Cara Kami Mengumpulkan Informasi

3.1 Pengumpulan Langsung

Formulir Pendaftaran: Saat registrasi akun baru
Formulir Profil: Saat mengupdate informasi pribadi
Formulir Absensi: Saat melakukan check-in/check-out
Formulir Kunjungan: Saat mencatat kunjungan kerja

3.2 Pengumpulan Otomatis

GPS Location: Otomatis mengumpulkan koordinat lokasi
Camera Access: Untuk foto profil dan dokumentasi kehadiran
Timestamp: Otomatis mencatat waktu aktivitas
Device Sensors: Untuk keperluan validasi lokasi

4. Tujuan Penggunaan Data

4.1 Operasional Aplikasi

Manajemen Kehadiran: Pencatatan dan monitoring kehadiran karyawan
Validasi Absensi: Memastikan keabsahan data kehadiran
Pelaporan: Generate laporan kehadiran dan aktivitas kerja
Keamanan: Melindungi akun dan mencegah penyalahgunaan

4.2 Administrasi SDM

Payroll Calculation: Dasar perhitungan gaji dan tunjangan
Performance Evaluation: Evaluasi kinerja berdasarkan kehadiran
Compliance: Memenuhi persyaratan regulasi ketenagakerjaan
Manajemen Cuti dan Izin: Proses approval cuti dan izin

4.3 Peningkatan Layanan

User Experience: Meningkatkan pengalaman pengguna
Feature Development: Pengembangan fitur baru
Bug Fixing: Identifikasi dan perbaikan masalah teknis
Analytics: Analisis penggunaan untuk optimasi

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

5.1 Penyimpanan Lokal

Secure Storage: Data sensitif disimpan menggunakan Flutter Secure Storage
Encryption: Data dienkripsi menggunakan Android Keystore dan iOS Keychain
Local Cache: Data sementara untuk performa aplikasi

5.2 Penyimpanan Server

Cloud Storage: Data disimpan di server aman dengan enkripsi
Database Security: Database dilindungi dengan firewall dan encryption
Regular Backup: Backup data rutin untuk keamanan

5.3 Keamanan Transmisi

HTTPS: Semua transmisi data menggunakan protokol HTTPS
API Authentication: Token-based authentication untuk akses API
Data Validation: Validasi data di client dan server side

Informasi Keamanan: Kami menggunakan enkripsi end-to-end untuk melindungi data pribadi Anda selama transmisi dan penyimpanan.

6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Penting: Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga. Data hanya dibagikan dalam kondisi berikut:

6.1 Internal Perusahaan

HR Department: Untuk administrasi SDM
Direct Supervisor: Untuk monitoring kehadiran tim
Management: Untuk reporting dan decision making

6.2 Pihak Ketiga Terkait

Government Agencies: Sesuai persyaratan hukum yang berlaku
Auditors: Untuk audit kepatuhan dan keuangan
Service Providers: Penyedia layanan cloud dan infrastruktur

6.3 Persyaratan Hukum

Legal Compliance: Sesuai dengan peraturan perundang-undangan
Court Orders: Berdasarkan perintah pengadilan yang sah
Law Enforcement: Untuk penegakan hukum yang sah

7. Hak Anda sebagai Pengguna

Sebagai pengguna, Anda memiliki hak:

7.1 Hak Akses

View Profile: Mengakses data pribadi yang tersimpan
Download Data: Mengunduh data pribadi dalam format terstruktur
Activity Log: Melihat riwayat aktivitas akun

7.2 Hak Koreksi

Update Profile: Memperbarui informasi pribadi
Correct Errors: Memperbaiki data yang tidak akurat
Request Changes: Meminta perubahan data tertentu

7.3 Hak Penghapusan

Delete Account: Menghapus akun dan data terkait
Data Retraction: Menarik kembali persetujuan penggunaan data
Right to be Forgotten: Hak untuk dilupakan sesuai regulasi

7.4 Hak Pembatasan

Limit Processing: Membatasi pemrosesan data tertentu
Opt-out: Menolak penggunaan data untuk tujuan tertentu
Privacy Settings: Mengatur preferensi privasi

8. Kebijakan Retensi Data

8.1 Periode Retensi

Active Employees: Data disimpan selama masa kerja
Former Employees: Data disimpan maksimal 5 tahun setelah keluar
Legal Requirements: Sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku
Audit Purpose: Data dapat diperpanjang untuk keperluan audit

8.2 Penghapusan Otomatis

Expired Data: Data kadaluarsa dihapus otomatis
Inactive Accounts: Akun tidak aktif dihapus setelah periode tertentu
Temporary Data: Data sementara dihapus setelah tidak diperlukan

9. Keamanan Anak

Aplikasi ini tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 18 tahun. Kami tidak sengaja mengumpulkan informasi pribadi dari anak-anak. Jika kami mengetahui telah mengumpulkan data dari anak di bawah usia 18 tahun, kami akan mengambil langkah untuk menghapus informasi tersebut segera.

10. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui kebijakan privasi ini dari waktu ke waktu untuk:

Regulatory Changes: Menyesuaikan dengan perubahan regulasi
Service Updates: Mengikuti perkembangan layanan
Security Improvements: Meningkatkan keamanan data
User Feedback: Berdasarkan masukan pengguna

Perubahan signifikan akan diinformasikan melalui:

In-App Notification: Notifikasi dalam aplikasi
Email Notification: Pemberitahuan melalui email
App Update: Melalui update aplikasi

11. Kontak Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait kebijakan privasi ini, silakan hubungi kami:

Informasi Kontak

Email: privacy@eabsensi.com

Phone: +62-21-XXXX-XXXX

Address: Jl. Dahlia Raya No. 9, Jakarta, Indonesia

Website: www.eabsensi.com

Data Protection Officer

Email: dpo@eabsensi.com